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近日，福建瀛坤律師事務所合伙人、瀛坤商事爭議解決專業委員會副主任張毅斌律師應邀為廈門港務服務有限公司開展《文書的制作、收發與留存》主題培訓。
文書工作在企業工作中是最為日常且繁瑣的一項，然而由于大部分工作文書的被重視度不高，數量又極多，企業對其的管理也自然有些疏忽。
張毅斌律師提道：“打官司就是打證據。”而證據從何處來？其實就是日常往來的文書。如何形成對己方有利的證據，避免形成形式、效力上存在瑕疵的證據，對每一個企業而言，都具有重要的意義。
本次培訓內容主要圍繞文書的蓋章、簽名，如何把握文書的原件與復印件的效力，文書收發過程中的注意事項以及如何制作一份標準的債權文書五大部分展開。
首先在文書的蓋章部分，張毅斌律師簡要介紹了印章的類型，蓋章的技巧以及蓋章的時機。張毅斌律師提到企業在使用印章的過程中需注意辨別類型，雖然企業在出具文書時，尤其是在訂立合同過程中，并不會因為使用不合適的章而導致合同的當然無效。但是，不規范的用章行為是一種潛在的法律風險，因此，為了避免爭議，減少訴訟成本與風險，還是應當規范企業的用章行為——在合適的情形下使用合適的章。
而在文書的簽名上，張毅斌律師提醒到，所有文書上的手寫內容，必須由需要填寫該內容的人自己填寫，而簽名必須由簽名者自己簽名。同時，在簽名的具體形式上，張毅斌律師還提到：第一，字體應正楷為宜，不要簽“花名”；第二，簽全名、學名，不要簽別名、綽號、外號、代號、只有姓或只有名；第三，中國人簽中國名，不宜簽外文名或者“外文名+中文名”；第四，文本各處的簽名應當一致。
接著，張毅斌律師分別就復印件、電子郵件與傳真作為證據的效力與文件收發中易發的問題做出介紹，并提出相應的解決或改善措施。最后，張毅斌律師結合本次專題培訓的幾大重要知識點，以債權文書為例，演示文書的制作過程與制作要點。
在本次的交流培訓中，張毅斌律師切入企業中的風險隱患點，著眼于文書的制作、收發與留存這一日常工作內容，對企業員工提出的問題也予以一一解答，在場員工也借由此次培訓明白了自己在往常文書工作中的疏漏之處，對文書工作也有了更進一步且深刻的認識。
